Magazzino e-commerce: come gestirlo al meglio con un piano logistico

Automazione, Spedire online

Di Anna Rachele Capolingua /

illustrazione di Antonio Giovanni Pinna

Magazzino e-commerce: come gestirlo al meglio con un piano logistico

Un negozio di vendita online ha quotidianamente a che fare con ordini, giacenze, inventario, controllo delle scorte e così via. Tutte operazioni che riguardano aspetti logistici e di gestione del magazzino e che rappresentano il cuore dell’attività commerciale e sono alla base della buona gestione del tuo e-commerce

Il boom del commercio elettronico ha confermato che la massima priorità, per qualsiasi attività di vendita, rimane la soddisfazione del cliente. Proprio per questo, l’organizzazione del magazzino di un e-commerce, rappresenta tutte quelle attività in grado di aiutare l’impresa a raggiungere un obiettivo principale: la consegna del prodotto richiesto dal cliente nel minor tempo possibile

Il magazzino non è più un semplice deposito merci, ma ha assunto una funzione strategica per tutte le aziende che operano nel commercio elettronico, perché permette loro di aumentare la competitività e la reputazione. 

Se vuoi aprire o amministrare al meglio la vendita di prodotti online, devi essere in grado di gestire correttamente il magazzino di un e-commerce, in questo articolo, troverai consigli da mettere in pratica sin da subito, per migliorare questi aspetti. 

Come gestire il magazzino e-commerce

Il magazzino è quel luogo all’interno del quale si conservano i prodotti prima dell’invio e dal quale si preparano e si evadono gli ordini che i clienti hanno acquistato. 

Una buona gestione del magazzino, anche per un e-commerce, è quella che riesce a inviare il maggior numero di ordini nel minor tempo possibile, garantendo il massimo dell’attenzione nei confronti della soddisfazione del cliente. 

Quando parliamo di commercio elettronico, però, le regole della logistica tradizionale non sono valide al 100%, vanno adattate alle peculiarità di questo tipo di mercato. 

Un magazzino tradizionale, salvo particolari eccezioni, riceve i prodotti, li stocca e solo in seguito si procede alla preparazione degli ordini che evade, in funzione delle scorte disponibili. Gli scambi di merce sono regolari e abbastanza grandi e per questo vengono programmati con largo anticipo. 

La gestione di un magazzino e-commerce, invece, richiede tempi e modalità logistiche differenti: ogni giorno si preparano ordini che spesso includono vari articoli e devono essere inviati ai clienti nel minor tempo possibile, i movimenti di merci, in entrata e in uscita, possono realizzarsi tramite canali diversi e la gestione dei resi è un’attività molto più frequente di quanto avviene nella logistica tradizionale. 

Come si può, allora, gestire un magazzino e-commerce in maniera davvero efficace, garantendo il massimo della soddisfazione ai compratori? 

Per riuscirci al meglio ricorda di:  

  • organizzare la ricezione delle merci: cerca di creare una serie di procedure da applicare ogni volta che viene effettuato l’approvvigionamento delle merci, adottando, quando possibile, automazioni per ridurre il lavoro manuale e, quindi, possibili errori o distrazioni; 
  • utilizzare dei sistemi di stoccaggio per agevolare la preparazione degli ordini: questi sistemi variano sulla base delle esigenze dello store, ma è di fondamentale importanza che riescano a fornire accesso rapido e diretto ai prodotti. Nel caso di magazzini di proprietà o fisici, si possono realizzare scaffalature su misura o sistemi più tecnologici, come per esempio quelli goods to person, nei quali gli operatori rimangono in una postazione fissa, in attesa che la merce arrivi da loro; 
  • prestare attenzione alla gestione delle scorte: dovresti sempre essere in grado di saper individuare i livelli minimi delle scorte e capire come soddisfare richieste in zone geografiche differenti, lontane tra loro, senza ritardi o lungaggini, uno dei metodi più diffusi fra gli e-commerce è il JIT (just in time) che prevede rifornimenti di magazzino in base all’effettiva necessità e che permette, quindi, di ridurre notevolmente i costi di gestione; 
  • utilizzare software di gestione del magazzino: i software di gestione del magazzino (WMS) sono un alleato per semplificare i flussi di magazzino ed evadere il maggior numero di ordini senza ritardi, ti permettono di identificare e organizzare i prodotti attraverso le caratteristiche degli articoli e la lista degli ordini in attesa di essere preparati e molto altro. 

Come organizzare al meglio la merce in magazzino 

Una gestione del magazzino davvero efficiente, ha alla base un’ottima organizzazione e un attento stoccaggio delle merci

Quando parliamo di stoccaggio, intendiamo l’operazione di conservazione delle merci, per assicurarsi che vi sia sempre la disponibilità necessaria per portare a termine i processi di produzione o distribuzione. 

L’organizzazione ottimale del magazzino fisico per e-commerce, passa anche attraverso la sistemazione dei prodotti sulle scaffalature, prestando attenzione al loro ordine e alle quantità presenti: quando ci riferiamo a queste attività, parliamo, in gergo tecnico, della progettazione del layout di magazzino, una pratica importante per gestire al meglio le proprie merci. 

Se le soluzioni tecnologiche e automatizzate possono aiutarci molto a migliorare l’efficienza dello store online e a far crescere la nostra attività, a volte basta poco per snellire e rendere più efficienti i processi. 

  • Parti dagli scaffali: inserisci, per esempio, informazioni relative agli imballaggi o alla tipologia di merce.
  • Controlla nel dettaglio le caratteristiche di ogni SKU: Stock Keeping Unit, è una sequenza di caratteri alfanumerici univoca utilizzata per identificare e tracciare i propri prodotti all’interno del magazzino, semplifica la localizzazione e impedisce la confusione tra articoli diversi.
  • Ispeziona regolarmente le scaffalature: cerca di mantenere in ordine il tuo magazzino con controlli programmati, così da poter sempre garantire la sicurezza dei prodotti e degli operatori e rivalutare eventualmente la posizione sugli scaffali di determinati SKU.
  • Controlla periodicamente il processo di stoccaggio: così come la tua azienda, anche il magazzino è in costante evoluzione, verifica spesso che il processo di stoccaggio sia in linea con gli obiettivi da raggiungere e non aver paura di modificarlo!

Scegliere una piattaforma unificata per la gestione per le spedizioni, riduce notevolmente il lavoro dei gestori di e-commerce.

La gestione del magazzino, però, si inquadra all’interno di una più ampia gestione della logistica del negozio online.

Magazzino e logistica per e-commerce: alcune buone pratiche da rispettare

Le operazioni di logistica sono fondamentali per gestire tutte quelle attività che precedono l’invio della merce al cliente, il cosiddetto ultimo miglio. Curare con attenzione questo step è indispensabile per fornire a qualsiasi cliente un’indimenticabile esperienza di acquisto dal tuo store online. 

Per gestire al meglio logistica e magazzino per e-commerce è bene rispettare alcune semplici pratiche che possono davvero fare la differenza nelle tue attività giornaliere.  

  • Sfrutta l’automazione: ridurre il carico manuale permette agli imprenditori di risparmiare tempo prezioso e ciò può avvenire solo automatizzando i compiti più macchinosi e ripetitivi. Per esempio, isendu ti offre la possibilità di inserire regole di automazione in grado di assegnare in maniera intelligente i singoli ordini al giusto corriere
  • Mantieni una buona comunicazione con i partner: scegliere dei partner commerciali che condividono i tuoi stessi valori e che possano aiutarti nella gestione logistica del tuo e-commerce, significa anche mantenere un buon grado di comunicazione relativo alle spedizioni, alle scorte e al packaging. 
  • Scegli un corriere affidabile: anche l’organizzazione delle spedizioni fa parte delle attività di logistica, incide sui costi e sulla customer experience del tuo e-commerce. Per questo, scegliere il giusto corriere significa selezionare quello più adatto alla merce che spedisci, alla distanza da coprire e alle tue esigenze specifiche. 
  • Investi sull’assistenza clienti: questo significa anche raccogliere dati, conoscere ogni criticità, avvisare tempestivamente i clienti e tenerli aggiornati sullo stato dei loro ordini, e guadagnare, così, un vantaggio competitivo importante nell’affollato mondo degli store online.

E-commerce senza magazzino: esternalizzare la gestione

Esistono due grandi tipologie di magazzino e-commerce e, di conseguenza, due metodi per la sua gestione ottimale. Puoi optare per un:

  • E-commerce con gestione del magazzino
  • E-commerce senza magazzino

Nel primo caso ci riferiamo alla soluzione più scelta e diffusa fra i negozi online italiani. Se, da un lato, avere un magazzino fisico e l’opzione che offre maggior controllo sulle operazioni di spedizione, sull’approvvigionamento e sulla gestione delle scorte, è anche quella più costosa e difficile da organizzare.

Gestire un e-commerce senza magazzino, significa, invece, ridurre le operazioni a carico dell’azienda o del proprietario dello store online, migliorando l’efficienza delle spedizioni e riducendo il carico di lavoro per la gestione del magazzino. 

Si parla, in questi casi, di outsourcing del magazzino. Optare per questa scelta comporta l’eliminazione dei costi fissi (l’affitto della struttura che ospita il magazzino, per esempio) e una maggiore flessibilità nella gestione delle scorte e delle rimanenze. 

Il tutto si traduce in una logistica più efficiente perché presa in carico da esperti ai quali poter delegare, eventualmente, anche altri servizi come l’imballaggio e l’etichettatura. 

Esiste anche un’altra modalità per la gestione di un e-commerce senza magazzino: si tratta della pratica del dropshipping

Scegliere questo tipo di attività, significa delegare completamente la gestione del magazzino, l’inventario, il rapporto con i corrieri, la gestione dei resi… Una parte fondamentale del tuo business! Per riuscirci è importante creare una partnership commerciale con un fornitore in grado di occuparsi di tutti questi aspetti senza rinunciare alla soddisfazione del cliente e alle percentuali di guadagno, ridotte rispetto alla vendita online più tradizionale.  

Da leggere: gli adempimenti per il commercio elettronico

Come gestire la logistica del magazzino del tuo e-commerce

L’organizzazione logistica e del magazzino, quando si tratta di e-commerce, prevede una serie di attività all’ordine del giorno. L’evasione e la gestione degli ordini, dei resi, il controllo delle scorte e altre attività giornaliere, sono mansioni che rappresentano il cuore dell’attività commerciale. 

Come puoi rendere più efficiente la gestione logistica del magazzino del tuo e-commerce? 

  • Pianifica in anticipo: è davvero importante avere in magazzino il giusto livello di scorte dei prodotti, ma per prendere le giuste decisioni è necessario analizzare i dati storici delle tue vendite. Puoi, per esempio, controllare l’andamento degli ordini per ogni singolo prodotto nell’ultimo anno, identificare eventuali picchi o cali della domanda, individuare possibili trend sulla base delle richieste dei clienti. Attività più semplici, se ti avvali di un partner in grado di supportarti anche a livello tecnico in tutti questi aspetti.  
  • Controlla periodicamente e con attenzione il magazzino: prevedi dei check settimanali o mensili dell’inventario, così da avere sempre la situazione sotto controllo. 
  • Ascolta i tuoi clienti: attraverso il customer care puoi raccogliere una grande quantità di dati relativi all’esperienza dei tuoi clienti. Ascolta ciò che hanno da dire e decidi, sulla base di quelle informazioni, quali modifiche apportare al tuo piano logistico. 

Sappiamo bene che la gestione di un e-commerce può essere complessa e onerosa, e che, soprattutto dal punto di vista della logistica, gli aspetti da tenere in considerazione sono davvero tanti: proprio per questo noi di isendu abbiamo elaborato una soluzione che ti permette di risparmiare tempo, tenere più facilmente sotto controllo l’andamento delle spedizioni e azzerare il margine di errore. 

Potrai visualizzare ordini e spedizioni in un’unica dashboard e automatizzare il processo di spedizione, per assicurarti il massimo della soddisfazione per i tuoi clienti.

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Anna Rachele Capolingua

Scritto da:

Anna Rachele Capolingua

Copywriter

Copywriter per business gentili, siciliana, founder di Cavalieri Digitali e Sintagma.

Illustrazione di:

Antonio Giovanni Pinna

Freelance illustrator

Antonio Giovanni Pinna illustratore di Milano, collabora con magazine e quotidiani; pubblicato per The New York Times, The New Yorker, Penguin , Süddeutsche Magazin e Der spiegel.

Antonio Giovanni Pinna

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