Lettera di vettura: tutto quello che c’è da sapere dalla creazione alla stampa

Il corriere fa uso di questo modulo al momento della consegna della merce al destinatario: va da sé che nel documento devono essere presenti informazioni come i recapiti, il numero e il peso dei pacchi da consegnare, e serve a inoltre confermare che la spedizione e la consegna sono avvenute correttamente.

Oggi approfondiamo insieme i dettagli relativi a questo importante documento, per capire anche come compilarlo, utilizzarlo e conservarlo nel modo corretto. 

Lettera di vettura: cos’è e come si compila  

Come accennato, la lettera di vettura è il documento che accompagna la merce quando viene trasportata da luogo di emissione e ritiro – per esempio, la tua sede o il tuo magazzino – fino all’indirizzo indicato come destinazione  dal cliente.

Oltre a rappresentare la conferma dell’avvenuta spedizione, il valore della lettera di vettura consiste anche nell’evidenziare i termini presenti nel contratto con la ditta di trasporti e nel fornire il codice per monitorare costantemente e comodamente i movimenti della merce. 

Non solo: riportando anche i dati relativi alla merce trasportata, la lettera di vettura permette di facilitare le pratiche doganali in caso di spedizioni internazionali, e dunque di accelerare la consegna.

Ogni lettera di vettura è unica e non può essere riutilizzata: il suo scopo, infatti, è definire quella – e soltanto quella – specifica spedizione. 

La differenza tra lettera di vettura e documento di trasporto (DDT)

Spesso, la lettera di vettura, viene chiamata documento di trasporto (DDT) anche se in realtà tra i due documenti c’è una sostanziale differenza: il DDT è un documento che viene emesso dal mittente e non è necessario che accompagni fisicamente il pacco durante il suo viaggio, può infatti anche essere trasmesso per via digitale.

La lettera di vettura, invece, può essere emessa anche da chi si occupa della spedizione a livello logistico – per esempio dal corriere o dallo spedizioniere e deve necessariamente accompagnare la merce: come vedremo tra poco, è infatti molto importante che la lettera di vettura sia ben fissata al pacco.  

Chi emette la lettera di vettura

Come abbiamo accennato, la lettera di vettura può essere emessa:

• dal mittente, quindi puoi emetterla tu stesso, o la tua azienda
• dal corriere o dallo spedizioniere, quindi dal partner logistico che si occupa della spedizione. 

Chi compila la lettera di vettura

La lettera di vettura, a seconda di come è strutturata e dal tipo di accordo che si ha con il corriere, può essere compilata interamente dal mittente, interamente dal corriere o parte da uno e parte dall’altro. 

Dove si trova la lettera di vettura

A seconda della modalità con cui gestisci le spedizioni e dell’accordo che hai stipulato con il corriere, la lettera di vettura potrebbe esserti inviata via mail, oppure potresti dover accedere all’area riservata all’interno del portale del corriere stesso per poi stamparla. Se ti occupi in autonomia della spedizione, la lettera di vettura può essere acquistata anche in alcuni negozi o – come vedremo a breve – compilata direttamente in Posta. 

Come accennato, dovrà poi essere applicata sul pacco. 

Come si applica la lettera di vettura sul pacco da spedire?

È fondamentale che, durante il trasporto, il documento non vada perso. A questo proposito, bisogna prestare attenzione al tipo di superficie o di oggetto sul quale viene posizionata la lettera di vettura e a come viene incollata: il nostro consiglio è quello di inserirla in una busta di plastica e attaccarla all’esterno dell’involucro, in modo che sia ben protetta anche da eventuali traumi, acqua o umidità. 

Lettera di vettura per spedire un pacco postale

Se si sceglie di spedire con Poste Italiane, generalmente, la lettera di vettura viene fornita dalle Poste e sarà emessa in quattro copie: una per l’ufficio postale di accettazione del pacco, una per il destinatario, una per il mittente e una come prova di recapito. In generale, qualora si utilizzino le Poste, consigliamo di documentarsi bene sulla tipologia di lettera di vettura necessaria a seconda della tipologia di servizio scelto. 

La lettera di vettura per un pacco ordinario

Per esempio, se spedisci un pacco ordinario con Poste Italiane – quindi un pacco fino a 20 kg, utilizzando il servizio standard – la lettera di vettura può essere compilata a mano in Posta, nel momento in cui ti rechi fisicamente all’ufficio postale. 

La lettera di vettura per un reso

Generalmente, la lettera di vettura per accompagnare un reso, viene emessa in riferimento alla LDV che ha accompagnato la spedizione. Se viene prodotta all’interno del portale del corriere – la maggioranza dei corrieri danno questa possibilità – potrebbe essere necessario inserire informazioni come la modalità di pagamento della spedizione di reso, le motivazioni del reso, eccetera, anche se non necessariamente compariranno poi sul documento. 

La lettera di vettura in caso di spedizione multicollo

Se la stessa spedizione è formata da più pacchi, si tratterà di una spedizione multicollo, e su ogni confezione andrà indicata la numerazione, per esempio “1 di 3”, “2 di 3”, “3 di 3”. Ogni pacco dovrà riportare le informazioni su mittente e destinatario, ma la lettera di vettura è comunque una sola, e dovrà riportare il numero esatto dei colli. 

Lettera di vettura CMR: di cosa si tratta? 

Come vedremo meglio tra poco, la lettera di vettura CMR è un documento relativo al trasporto internazionale su strada. È stata introdotta a seguito della Convention des Marchandises par Route (da qui la sigla CMR) ovvero la Convenzione relativa al contratto di trasporto internazionale di merci su strada, datata 1956. 

Proprio come indicato dalla normativa italiana sull’autotrasporto, questa tipologia particolare di lettera di vettura deve trovarsi sempre a bordo del veicolo durante il tragitto, e deve contenere informazioni specifiche sulle condizioni della merce e lo stato della spedizione.

Come si conserva la lettera di vettura

Una copia della lettera di vettura deve essere conservata dal mittente, mentre altre due copie vanno spedite assieme alla merce. Inoltre, è necessario conservare la lettera di vettura in archivio per almeno cinque anni dall’emissione. 

È inoltre fondamentale che, ai fini di una corretta conservazione del documento, e per adempiere agli obblighi di legge, il corriere firmi la lettera di vettura nel momento in cui prende in carico la merce. 

Lettera di vettura per spedizioni nazionali

Nei paragrafi precedenti abbiamo approfondito caratteristiche e dettagli della lettera di vettura: vediamo ora ancor più nello specifico qual è l’iter da compiere per compilare questo documento. 

Come compilare una lettera di vettura per spedire in Italia

La lettera di vettura necessaria per trasportare le merci in ambito nazionale deve contenere le seguenti informazioni:

• Indirizzo del destinatario (con le dovute specifiche riguardo, ad esempio, il nome sul campanello, il numero dell’interno, eccetera).
• Numero dei colli da consegnare
• Peso e principali misure dei colli (lunghezza, larghezza, eccetera)
• Codice di tracciamento per monitorare via Web lo spostamento della merce
• Data di partenza della spedizione
• Data di consegna (che sarà il corriere a dover indicare) e firma del destinatario
• Eventuali servizi aggiuntivi legati alla spedizione (ad esempio il contrassegno) e sul metodo di spedizione, per esempio espresso, standard, assicurato, eccetera. 

Può essere poi necessario indicare il contenuto del pacco, specialmente se la LDV accompagna merce delicata, fragile o particolare. 

Lettera di vettura per spedizioni internazionali

Il documento di trasporto per le spedizioni internazionali differisce da quello per le spedizioni nazionali per la presenza di alcune informazioni legate, appunto, alla consegna in un paese diverso.

Oltre ad attestare l’avvenuta presa in carico da parte del corriere e a fornire informazioni circa lo stato della spedizione, la lettera di vettura internazionale deve testimoniare la conformità alla Convenzione CMR, di cui abbiamo accennato poco fa.  

Quali informazioni deve contenere una lettera di vettura per spedire all’estero

• Indirizzo del mittente e indirizzo del vettore
• Data della presa in carico della merce
• Data e luogo di consegna della merce
• Indirizzo del destinatario
• Specifiche circa il tipo di merce e l’imballaggio usato
• Numero di colli, loro peso e dimensioni
• Eventuali costi sostenuti durante il trasporto, ad esempio le spese doganali
• Informazioni circa gli adempimenti doganali, come il codice doganale e lo standard internazionale HS code
• Eventuali informazioni aggiuntive: ad esempio, il divieto di trasbordo, i documenti da consegnare, le spese da sostenere e da riscuotere alla consegna o l’assicurazione della merce.

La lettera di vettura e il tracking  

Come ripetiamo spesso, la fase di tracciamento del pacco dopo che è stato spedito è molto importante, perché permette sia a te che al tuo cliente di sapere dove si trova esattamente la merce, e in quanto tempo arriverà a destinazione.

Alla lettera di spedizione viene assegnato un codice numerico dal corriere, e questo stesso codice è necessario per rintracciare il pacco durante il suo viaggio, compilando l’apposito form. Come accennato, il numero della lettera di vettura è unica, e identifica con esattezza una specifica spedizione, motivo per cui il suo codice viene utilizzato per effettuare il tracking.  

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